Avis d’information: Avis portant sur la confidentialité et l’accès aux informations pour les cas particuliers

Pour accomplir son travail, Rainbow Railroad a besoin de collecter et de stocker des informations sur les individus et/ou les organisations. Nous sommes très attachés à la protection des informations que nous collectons et stockons sur les personnes et les organisations lorsque nous fournissons des services. 

Nous nous engageons à prendre toutes les mesures raisonnables nécessaires pour garantir que les informations que nous collectons sont transmises à nos équipes avec le consentement de la personne concernée. Nous veillons à ce que ces informations soient conservées en toute sécurité et partagées uniquement sur demande ou dans le cadre d’accords garantissant le consentement éclairé. En outre, nous veillons à ce que nos exigences en matière de respect de la confidentialité, de protection des données et de l’accès aux informations demeurent conformes à celles de la législation pertinente en Ontario, Canada et aux États-Unis, mais également à celles de l’European General Data Protection Regulation (GDPR) [Règlement général sur la protection des données (RGPD)] qui constitue actuellement la norme de référence à l’échelle mondiale.

Nous partageons les informations d’une personne ou d’une organisation uniquement sur demande ou avec le consentement de la personne ou de l’organisation concernée, ou dans certains cas exceptionnels, si les lois l’exigent en Ontario, Canada ou aux États-Unis, ou en cas d’urgence si nous devons garantir la sécurité d’une personne ou si la non-divulgation des informations en question risque de mettre en péril l’intégrité physique de la personne ou d’entraîner sa mort.

Cet avis portant sur la confidentialité et l’accès aux informations traite de notre utilisation de :

• Toute information que nous collectons et stockons sur les personnes ou les organisations lorsque nous fournissons des services ; et

Cet avis d’information explique ce qui suit :

• La nature des informations personnelles que Rainbow Railroad est susceptible de collecter ;
• La façon dont Rainbow Railroad utilisera les informations personnelles collectées ;
• Le moment où Rainbow Railroad est susceptible d’utiliser les coordonnées d’une personne pour la contacter, ainsi que les options à la disposition de nos parties prenantes concernant les informations que nous collectons et conservons, ainsi que nos échanges ; et ;
• Si Rainbow Railroad divulgue les informations d’une organisation ou d’une personne auprès de quiconque ;
• Nos choix concernant les informations que nous recevons à propos des personnes et des organisations ;

Partenaire référent : Une organisation ou une administration publique avec laquelle Rainbow Railroad a signé un accord pour soutenir de manière conjointe la relocalisation des réfugiés. Dans le cadre de tels accords, un Partenaire référent oriente des réfugiés vers Rainbow Railroad et/ou Rainbow Railroad oriente des individus vers un Partenaire référent.

• Les personnes qui sollicitent une aide et/ou reçoivent de l’aide de la part de Rainbow Railroad

Rainbow Railroad respecte, voire dépasse, les normes en matière de collecte d’informations, ainsi que de stockage, de conservation et de partage des données en vertu des lois de l’Ontario au Canada, des États-Unis et de l’Union européenne.

Au regard de la collecte, du stockage, du partage ou de la conservation des informations personnelles, la législation suivante peut imposer la conformité ou dans d’autres cas, fournir des directives ou énoncer des normes qui sont respectées par Rainbow Railroad. 

Législation ou réglementation

Au Canada :

• Freedom of Information and Protection of Privacy Act (Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée) de l’Ontario, 1990
• Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) [Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)]—portée : constitution de fonds
• Income Tax Act, Employment Insurance Act, and Canada Pension Plan (Loi de l’impôt sur le revenu, Loi sur l’assurance-emploi et Régime de pensions du Canada) à l’échelle fédérale et les lois de l’Ontario sur l’impôt sur le revenu, la taxe de vente et l’impôt-santé des employeurs (masse salariale) — portée : Renseignements sur les employés canadiens

Aux États-Unis

• « U.S. Privacy Act » (Loi américaine sur la protection de la vie privée)
• « U.S. Freedom of Information Act » (Loi américaine sur la liberté d’information)
• « US Equal Opportunity Employment Commission Regulation » (Règlement de la Commission américaine pour l’égalité d’accès à l’emploi) — portée : Renseignements sur les employés américains
• D’autres législations étatiques pour lesquelles Rainbow Railroad organise des collectes de fonds — portée : informations sur les donateurs

En Europe

• General Data Protection Regulation (GDPR) [Règlement général sur la protection des données (RGPD)]

En plus de l’autorité législative ou réglementaire, Rainbow Railroad cherche à harmoniser ses pratiques par rapport à celles défendues ou adoptées par :

• le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
• le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario
• le Haut-Commissariat des Nations unies pour les réfugiés, en particulier les pratiques en matière de protection des renseignements personnels et le cadre de protection des données établi par Politique générale de protection des données à caractère personnel (2022).

En utilisant nos sites Internet / formulaires de demande d’aide, une personne indique qu’elle consent à notre utilisation de ses informations personnelles comme cela est expliqué dans le présent Avis d’information (dans sa version régulièrement actualisée).

Si et quand une personne devient un utilisateur de services, elle indique qu’elle consent à l’utilisation de ses informations personnelles comme cela est expliqué dans le présent avis. En outre, elle peut faire des choix au titre dudit avis.

Dans le cadre de la fourniture de services par Rainbow Railroad en faveur de réfugiés potentiels et actuels, lorsqu’un individu sollicite des services auprès de l’organisation Rainbow Railroad, cette dernière dirige l’individu vers le présent avis concernant le traitement de ses informations personnelles, explique cet avis d’information au besoin et répond aux éventuelles questions.

Ces informations peuvent prendre la forme de points de données qu’une personne fournit via nos services en ligne (ex. : nos sites Internet), notamment (sans s’y limiter) son nom, son adresse courriels, son adresse, son emplacement géographique et parfois son organisation. 

Rainbow Railroad collecte uniquement des données sensibles comme l’orientation sexuelle ou l’identité de genre ou d’autres données concernant la santé des individus, lorsqu’il y a lieu, dans le cadre suivant :

• Gérer notre service et déterminer l’admissibilité du dossier d’une personne LGBTQIA+.

Rainbow Railroad peut également utiliser Google Analytics en vue de collecter des données concernant l’appareil d’une personne ainsi que ses visites et son utilisation du présent site Internet (ce sont les données portant sur le navigateur, l’emplacement général déterminé par l’adresse IP et fourni par le navigateur, le site ayant redirigé la personne et les liens sur lesquels elle a cliqué au moment de quitter le site).

Rainbow Railroad peut également utiliser des données personnelles à des fins statistiques et analytiques dans l’optique d’administrer le site Internet, d’améliorer nos services ou, sur une base agrégée non identifiable, de fournir des rapports à destination des donateurs et bailleurs de fonds, ou à des fins de promotion. Toute information nominative dans les supports de Rainbow Railroad sera utilisée avec l’autorisation écrite expresse de la personne concernée.

1. dans le cadre de toute demande de service ou de la fourniture en cours d’un service ;
2. dans le cadre de toute correspondance envoyée par une personne ;
3. à des fins d’information, dans la mesure où nous estimons qu’une personne a accepté que nous procédions ainsi. Si une personne reçoit quoi que ce soit de la part de Rainbow Railroad sans l’avoir demandé, elle est invitée à nous le faire savoir. En général, Rainbow Railroad utilisera les informations personnelles d’une personne uniquement dans le cadre de l’organisation. Cependant, Rainbow Railroad peut parfois recourir à des services tiers pour :
   • traiter des informations personnelles (comme l’adresse courriels et les préférences d’inscription d’une personne) ;
   • fournir tout autre service que la personne a sollicité auprès de nous. 

Rainbow Railroad exige que de telles tierces parties respectent strictement nos consignes. En outre, nous exigeons que ces tierces parties n’utilisent pas les informations personnelles à leurs propres fins commerciales.

Les personnes qui s’inscrivent pour recevoir des informations de la part de Rainbow Railroad acceptent implicitement d’être contactées en vue de recevoir lesdites informations. Elles peuvent se désinscrire à tout moment.

Rainbow Railroad ne partage jamais des informations personnelles avec des tiers en dehors du cadre suivant : 

• Les tierces parties fournissant des services pour notre compte ou qui agissent en tant que partenaires référents avec Rainbow Railroad dans le cadre de la relocalisation de réfugiés et, dans ce cas, uniquement dans le strict respect des accords de confidentialité avec ces tierces parties en vue de garantir que les personnes en question ont fourni leur consentement éclairé et que les deux parties agissent dans l’intérêt supérieur et vital du réfugié ; et/ou

• Au titre d’obligations juridiques : Quand nous devons respecter une obligation juridique ou réglementaire ; et/ou
• Pour des raisons éthiques, en particulier : En cas d’urgence, si nous devons garantir la sécurité d’une personne et si la non-divulgation des informations risque de mettre en péril l’intégrité physique de la personne ou d’entraîner sa mort.

Nous ne vendons pas, n’échangeons pas, ni ne louons ou partageons les informations personnelles à des fins marketing auprès de tiers sans le consentement de la personne concernée, sauf dans les cas susmentionnés.

Toute personne a le droit de consulter les données personnelles ou organisationnelles que nous stockons à son sujet. Elle peut nous contacter à tout moment en envoyant un courriel à l’employé chargé du traitement de son dossier ou en contactant help@rainbowrailroad.org pour demander à modifier ou à supprimer ses données. En outre, Rainbow Railroad procédera à l’une ou l’autre des actions dans un délai raisonnable.

Quant aux personnes qui sollicitent de l’aide auprès de Rainbow Railroad et/ou bénéficient d’une aide de sa part, la procédure de Rainbow Railroad est de conserver indéfiniment les informations de telles personnes, sauf en cas de demande sollicitant ou imposant la suppression de ces informations. Cela permet de fournir plus facilement un service de suivi aux personnes le cas échéant, à des fins d’audits internes portant sur l’amélioration des programmes ou pour contacter les personnes et savoir si elles acceptent de participer aux recherches, aux évaluations du programme et aux actions collectives de sensibilisation et de promotion du mouvement.

Des exceptions s’appliquent dès que Rainbow Railroad a négocié d’autres dispositions avec un Partenaire référent dans le but de respecter une exigence de ce dernier et/ou un accord de consentement éclairé que le Partenaire référent a conclu avec les personnes concernées dont les informations font l’objet d’un transfert vers ou depuis Rainbow Railroad. 

Nonobstant tout accord portant sur une pratique courante de Rainbow Railroad ou d’un Partenaire référent, si une personne demande la suppression ou la destruction de ses informations, Rainbow Railroad donnera suite à cette demande dans un délai de cinq jours ouvrables, sauf si l’une des situations suivantes s’applique, auquel cas la suppression aura lieu dès que possible après que ce qui suit ne s’applique plus :

• S’il existe un fondement légitime au traitement des informations ; OU
• Si les données personnelles sont encore nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ; OU
• Si les informations ont une valeur juridique ; OU
• Si les informations sont requises pour justifier les actions menées par Rainbow Railroad ; OU
• Si les informations sont encore nécessaires pour que Rainbow Railroad puisse soutenir la personne concernée.

• Consulter, examiner, corriger et mettre à jour les informations personnelles ou solliciter leur suppression de nos dossiers — nous agirons en conséquence si la loi locale l’autorise ;
• Consulter, examiner, corriger et mettre à jour les informations de l’organisation ou solliciter leur suppression de nos dossiers ;
• Poser toutes vos questions ou exprimer vos préoccupations concernant nos pratiques de collecte, d’utilisation et de partage des informations personnelles ou organisationnelles ;
• Solliciter le transfert des informations personnelles que nous avons collectées sur un individu auprès d’une autre organisation ou directement auprès de l’individu en question.

Une fois l’identité d’une personne confirmée, nous nous engageons à traiter la demande dès que cela est raisonnablement possible. 

Concernant les personnes qui consultent cet avis d’information sur notre site Internet et qui souhaitent se désinscrire pour ne plus recevoir de tels renseignements/services, elles peuvent nous contacter par courriel à l’adresse info@rainbowrailroad.org.

Plus particulièrement, nous utilisons Google Analytics, un service d’analyse Web qui utilise des « cookies ». Ce service paramètre ses propres cookies. Google utilise ces informations afin de suivre l’utilisation du site Internet d’une personne, de rédiger des rapports sur l’activité du site Internet pour les exploitants du site, mais également de fournir d’autres services en rapport avec l’activité du site et l’utilisation d’Internet. 

Si les modifications ou les clarifications ne sont pas de nature substantielle, il n’y aura aucun préavis autre que l’actualisation de l’avis sur notre site Internet. En outre, elles prendront effet immédiatement.

Si des modifications importantes sont apportées à cet avis, nous contacterons nos parties prenantes via leur adresse courriel principale. Autrement, nous afficherons un avertissement bien visible sur notre site Internet. Les modifications importantes prendront effet dans un délai de 30 jours suivant ladite notification. 

Nous mettrons systématiquement à jour la date de la dernière révision de notre Avis portant sur la confidentialité et l’accès aux informations en haut de la page Web dédiée à la confidentialité. 

Nous encourageons les utilisateurs du site Internet à vérifier si des modifications ont été récemment apportées à notre Avis portant sur la confidentialité et l’accès aux informations.